Comment Alimenter PowerPoint avec Excel : Tutoriel Complet

Beaucoup de nos clients nous demandent : « Hello Pokeslide, comment intégrer mes fichiers Excel dans ma présentation PowerPoint ? », « Comment faire pour modifier les données de mon tableau depuis Powerpoint ? » ou encore « Lorsque j’envoie ma présentation à un collaborateur, il ne peut pas modifier les données des diagrammes, comment faire ?». Si vous vous reconnaissez à la lecture de ces quelques lignes, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous allons explorer les méandres des fonctions permettant d’utiliser vos fichiers Excel dans Powerpoint.

Répartition de votre CA, mesure de la satisfaction client, courbe d’évolution du nombre d’abonnés à votre newsletter… Votre prochaine présentation contiendra forcément un graphique ! Ils vous permettent de donner du sens à vos chiffres et de les intégrer efficacement dans votre storytelling. La difficulté ? Choisir le meilleur graphique pour mettre en avant ses données, sans surcharger ses slides. Comment créer un graphique impactant et adapté à vos besoins ? Retrouvez tous les conseils de nos graphistes spécialistes de l’outil.

Pourquoi Utiliser des Graphiques dans PowerPoint ?

Vous doutez encore de l’intérêt d’utiliser des graphiques dans votre présentation ? Découvrez pourquoi ils sont nécessaires lorsque vous avez des données à présenter.

Avantages des graphiques pour la présentation de données

Imaginez : vous souhaitez montrer l’évolution de votre chiffre d’affaires lors d’un bilan annuel. Vous insérez un tableau qui reprend votre CA par mois sur les 13 derniers mois. L’information est-elle facilement lisible et compréhensible ? Non. Votre public n’est pas en mesure de comparer facilement les situations janvier de l’année N et le même mois de l’année N-1. Avec un graphique en courbe, cette comparaison devient visuelle et donc évidente : un point est plus haut que l’autre sur le graphique. Vous facilitez la lecture et la compréhension de votre message.

En donnant à vos données une représentation visuelle, vous les rendez plus solides pour votre public. Ce ne sont plus simplement des chiffres mais de véritables arguments, faciles à appréhender et donc capables de convaincre votre public. Vos données soutiennent mieux votre discours et vous gagnez en impact.

Impact visuel et engagement du public

Votre graphique n’est pas une simple liste de données, c’est un élément visuel. Vous concevez votre graphique pour l’intégrer dans votre présentation, lui donner une cohérence visuelle et faire ressortir les informations clés. Vous travaillez vos couleurs, vos polices, pour attirer le regard de votre audience sur les données qui soutiennent votre argumentation.

Un graphique capte l’attention de votre public et l’engage dans votre discours en présentant vos données de manière visuelle. Vous lui donnez envie de vous écouter en lui proposant un élément graphique qui l’intrigue et le captive.

Types de graphiques disponibles dans PowerPoint

PowerPoint vous offre un large panel de graphiques, mais vous n’avez pas besoin de tous les connaître. Notre agence et nos équipes vous aident à identifier les plus importants :

Graphiques en courbes

C’est peut-être la première représentation qui vous vient entête quand il est question de graphiques. Les graphiques en courbe vous permettent d’unir vos données en traçant une courbe qui relie chaque point. C’est un type de graphique souvent utilisé pour des données financières, des mesures de performance ou tout autre métrique suivie sur le long terme. Il permet en un clin d’œil de montrer une tendance générale comme des effets cycliques, ou encore justement une anomalie à un instant T. A l’oral, vous n’avez alors plus qu’à donner des arguments qui expliquent ces tendances.

Vous pouvez même utiliser plusieurs séries pour comparer l’évolution d’une série dans le temps et les séries entre elles. Vos courbes montrent facilement le lien entre deux types d’information : votre volume de commande et votre trésorerie, par exemple. Attention toutefois à ne pas surcharger vos slides avec des données qui ne sont pas nécessaires pour appuyer votre discours.

Graphiques à secteurs (camembert)

Autre grand classique des présentations PowerPoint, le graphique à secteur vous permet d’observer une répartition de vos ressources au sein d’un tout. Un disque complet équivaut à 100% et se divise en autant de secteurs que nécessaire pour remplir ce tout. C’est notamment un grand classique des présentations pitch deck ! Arrivé à la question de l’investissement demandé, un graphique à secteur montre aux investisseurs à quoi vont servir les fonds levés.

Contrairement au graphique en courbe, vous n’observez pas ici d’évolution. Le graphique à secteur est une image à l’instant T. Pour obtenir une comparaison, il faudra mettre côte à côte deux graphiques avec une même mise en forme. Vos équipes ont beaucoup évolué ? Comparez la répartition de vos collaborateurs dans les différentes business units en annéeN-1 et année N.

Graphiques à barres et à colonnes

Aussi appelé histogrammes, ces graphiques sont parmi les plus simples à utiliser. Vous choisissez l’orientation des barres et rentrez vos données : la hauteur ou la longueur de la barre rectangulaire permet de comparer facilement des valeurs. Comme pour les graphiques en courbes le logiciel vous permet de mettre en regard plusieurs séries de données si cela est utile. Vous vendez plusieurs produits ? Vous pouvez à la fois visualiser l’évolution des ventes de chaque produit et l’écart de performance entre eux. Vous verrez notamment si les tendances s’inversent dans le temps.

Graphiques en radar

Vous avez besoin d’évaluer votre solution selon différents critères prédéterminés ? Le graphique en radar est parfait pour cela. Chaque axe partant du centre représente une variable sur laquelle votre donnée est représentée par un point. Les points sont reliés entre eux pour former un polygone : vous voyez rapidement les forces et les faiblesses d’une solution.

Graphiques combinés

Besoin d’encore plus de précision ? Le graphique combiné met en regard différentes données sous la forme d’histogrammes et de courbes. Vous avez alors la possibilité d’utiliser une ordonnée (axe vertical) secondaire pour utiliser des échelles de mesure différentes.

Comment insérer un graphique dans PowerPoint ?

Vous êtes prêt à transformer vos chiffres en graphiques impactants ? Découvrez comment insérer un graphique dans votre présentation.

Étapes pour insérer un graphique

Vous pouvez créer vos graphiques dans Excel puis les copier/coller dans votre présentation. Comment supprimer cette étape ? Découvrez la méthode pas à pas.

1. Dans PowerPoint, cliquez sur l’onglet Insertion puis sur Graphique.
2. Une liste exhaustive des types de graphiques proposés par le logiciel s’affiche.

L’avantage ? Si vous retournez ensuite dans le fichier Excel et modifiez les données, PowerPoint vous proposera d’actualiser ces données lors de la prochaine ouverture de la présentation.

Méthodes pour Intégrer Excel dans PowerPoint

Dans cet article, nous allons explorer les méandres des fonctions permettant d’utiliser vos fichiers Excel dans Powerpoint.

1. Insérer une feuille de calcul Excel et la lier sur votre présentation

Cette méthode vous permet d’insérer une feuille de calcul Excel sur votre présentation et de la lier. C’est-à-dire que lorsque vous allez effectuer un changement sur ce ficher Excel, ce changement sera répercuté dans votre présentation.

1. Dans votre présentation Powerpoint, rendez-vous sur la slide où vous souhaiter intégrer la feuille de calcul.
2. Allez dans l’onglet Insertion et cliquez sur Objet
3. Une nouvelle boite dialogue « Insérer un objet » s’ouvre, cliquez ensuite sur « À partir d’un fichier »
4. Sélectionnez « Parcourir » pour trouver le fichier Excel à intégrer à votre présentation et cliquez sur « Ok »
5. Après avoir fait votre choix, il vous suffit de cocher l’option « Liaison » et de faire « Ok »
6. Votre fiche de calcul Excel s’affiche alors sur votre slide.
7. Pour modifier les données de la fiche, double cliquez sur l’objet et le document Excel s’ouvre.
8. Une fois les données modifiées, la mise a jour se fait automatiquement sur votre slide.

Attention : Lorsque vous liez l’objet à votre présentation, vous ne devez plus déplacer vers un autre dossier dans votre ordinateur, ni supprimer le fichier Excel pour ne pas rompre le lien entre le fichier et votre présentation. De plus, si vous souhaitez envoyer la présentation à un collaborateur, il ne pourra pas modifier le fichier car le lien ne sera plus actif.

2. Insérer une feuille de calcul Excel non liée sur votre présentation

Cette méthode vous permet d’insérer une feuille de calcul Excel sur votre présentation sans la lier. La feuille de calcul ne sera pas mise à jour dans la présentation si vous faites des modifications.

1. Dans Excel, ouvrez le classeur enregistré contenant les données que vous souhaitez copier.
2. Sélectionner la zone de données à copier et faite Copier
3. De retour sur votre présentation PowerPoint, aller sur la slide de destination et faites Coller.
4. Il existe ensuite plusieurs Options de collage visible lorsque vous cliquez sur le bouton/icone ci-dessous :

Voici les options de collage existantes :

• Utiliser les styles de destination : Permet de copier les valeurs et les transforme en table utilisant le style graphique propre à votre présentation, défini dans votre masque.
• Conserver la mise en forme source : Permet de copier les valeurs et les transforme en table en utilisant le style graphique du tableau de la feuille de calcul Excel.
• Incorporer : Affiche une image de votre feuille Excel. Cette image est dynamique : si vous modifiées les données dans le fichier Excel, l’image dans le powerpoint se met à jour.
• Image : Permet de copier les valeurs en format d’image fixe et non modifiable.
• Conserver le texte uniquement : Permet de copier les valeurs en format de zone de texte en retirant tout style/formatage graphique

3. Modifier un graphique, ou diagramme Excel depuis votre présentation

Si vous souhaitez modifier les valeurs de votre table, graphique ou bien diagramme depuis PowerPoint, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Dans Powerpoint, allez sur la slide avec l’objet à modifier
2. Faire clique droit sur l’objet puis sélectionner « Modifier les données »
3. La feuille de calcul liée à l’objet va alors s’ouvrir avec l’indicatif « Données liées ».
4. Faites vos modifications, enregistrez et fermez le fichier Excel.
5. De retours sur votre slide, la mise à jour sera effectuée automatiquement.
6. Pour changer le type de diagramme, faites clique droite et sélectionner « Modifier le type de graphique »
7. Dans cette nouvelle fenêtre, sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez et faire OK.
8. Le style de graphique s’applique à votre slide.

Personnalisation du graphique : titres, légendes, couleurs

Gardez en tête l’une des règles fondamentales de la présentation PowerPoint : votre public doit comprendre en 3 secondes le sens global de votre slide. Cela signifie que votre graphique a besoin d’un titre et d’une légende, en particulier si vous comparez plusieurs séries de données.

Et pour plus d’impact visuel, pensez cohérence. Vous assurez la cohésion de l’ensemble de votre présentation en adaptant vos couleurs, vos polices.

Deux solutions :

• Vous avez un masque : les couleurs proposées devraient d’emblée correspondre à vote charte. Vous n’avez que des ajustements mineurs à effectuer pour maximiser l’impact sur votre public.
• Vous n’avez pas de masque : pensez à manuellement rendre votre graphique plus cohérent avec l’ensemble de votre présentation. Utilisez les couleurs de votre présentation et les polices de vos blocs de texte.

Vous pouvez même jouer sur les nuances en utilisant une seule couleur. Assurez-vous qu’elles soient assez contrastées pour que le graphique reste lisible. Si vous utilisez un graphique combiné, adoptez la même couleur pour les courbes et histogrammes qui se rapportent au même phénomène.

Modification des données du graphique

Vous aurez toujours accès au fichier Excel qui contient vos données. La mise à jour de ces données peut se faire automatiquement, comme évoqué plus haut mais vous pouvez aussi le faire manuellement. Avec un clic droit, vous pouvez accéder à l’option Modifier les données et choisir de faire dans Excel ou en restant dans PowerPoint. Votre présentation se met à jour en temps réel.

Conseils pour utiliser efficacement les graphiques

Voici nos derniers conseils pour une utilisation efficace des graphiques :

• Choisir le bon type de graphique pour vos données
• Assurer la clarté et la lisibilité du graphique
• Guider l’analyse de votre public
• Utiliser des couleurs contrastées et cohérentes
• Éviter la surcharge d'informations

Un graphique dans votre présentation n’est pas qu’une manière de présenter vos données, c’est un véritable argument qui peut influencer les décisions de votre public. Vous voulez lui donner un maximum d’impact : assurez-vous que le type de graphique et la mise en forme mettent en avant les bons éléments clés.

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