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La gestion d’une entreprise se doit d’être rigoureuse et respectueuse des obligations comptables, juridiques et financières. Il est ainsi conseillé de passer par un expert-comptable compétent qui sera à même d’appréhender ces obligations. Parmi celles-ci, la bonne tenue de sa caisse a une importance et permet d’anticiper des problèmes importants (contrôle fiscal, problématiques liées à la trésorerie…).
Le présent article donne quelques conseils afin de tenir correctement sa caisse.
La caisse traduit l’ensemble des opérations réalisées par l’entreprise dans le cadre de son activité courante (encaissements, décaissements…). Ainsi, elle permet de déterminer avec précision les flux financiers auxquels est confronté le commerçant. Celui-ci dispose ainsi d’un outil pertinent pour déterminer si son activité est viable et corriger les éventuels problèmes qui pourront se poser (défauts de paiement des clients, financement insuffisant, charges courantes trop importantes au regard du volume d’activité…)
L'alimentation de caisse est un transfert de fonds de la banque a la caisse et le montant doit en espèce. l’entreprise demande une somme d’argent en espèce pour alimenter la caisse. ce demande doit déposer a la banque de la société contre un accusés de réception et la somme en espèce demandé.
L’enregistrement comptable de l’alimentation de caisse s'effectue dans deux journaux : le journal de la caisse (5161) pour la réception de fonds et le journal de la banque (5141) pour le décaissement. Ces opérations sont enregistrées à la même date dans le journal de caisse.
Le fonds de caisse est indispensable à la gestion d’un commerce. Il permet d’assurer les transactions en liquide quotidiennes. Le rôle principal de la monnaie pour fonds de caisse dans le commerce est de permettre les transactions en liquide. De nombreux clients ne sont pas en mesure de faire l’appoint lors d’un achat. Dans un commerce, le fonds de caisse est placé dans la caisse-enregistreuse. Toutefois, la constitution d’un fonds de caisse en entreprise peut aussi servir à faire face aux dépenses imprévues.
Pour se constituer le fonds de caisse idéal, il faut d’abord évaluer ses besoins. Dans certains cas, le fonds de caisse peut évoluer en fonction de la saisonnalité ou des jours de la semaine.
Qu’est-ce que la Comptabilité de Caisse ?
La comptabilité de caisse est une méthode d’enregistrement comptable qui consiste à saisir une opération au moment où l’encaissement ou le décaissement a lieu. Pour les ventes, la transaction sur le registre comptable se fait donc lorsque le client effectue le paiement. En effet, cette méthode consiste à enregistrer les opérations sur le registre comptable en tenant compte des entrées et des sorties en caisse.
La comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement sont deux méthodes utilisées pour déclarer les dépenses et les revenus de l’entreprise, peu importe sa forme juridique. En utilisant la comptabilité de caisse, les encaissements et les décaissements sont enregistrés au moment où l’entreprise reçoit ou déduit les charges de la caisse. Par ailleurs, en se servant de la comptabilité d’engagement, l’écriture sur le registre comptable s’effectue au moment où la dette ou la créance est créée.
En général, les entreprises choisissent de se servir de ce type de comptabilité en raison de sa simplicité. Il convient de savoir que ce fonctionnement la distingue de la comptabilité d’engagement.
Quelle est la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice ? La première méthode permet de transcrire l’opération sur le registre comptable au moment où les encaissements et les décaissements ont lieu. Avec la comptabilité d’exercice, chaque opération est retranscrite sur le registre comptable, indépendamment de la date du paiement par le client ou du décaissement par l’entreprise.
La tenue d’un journal de caisse est obligatoire. De plus, il doit être rattaché à la caisse enregistreuse. En effet, il permet de suivre les encaissements et les décaissements.
Le solde de caisse est toujours débiteur ou nul. En effet, un solde négatif signifie qu’il y a plus de sorties que de rentrées d’argent.
En principe, le solde de caisse est augmenté par le montant des encaissements reçus à la suite des ventes réalisées. En revanche, il est diminué par le montant des décaissements, qui correspondent aux charges dues par l’entreprise. Souvent, un solde négatif indique une erreur de caisse. Cependant, dans certains cas, l’écart est dû à un vol. Un contrôle quotidien donne la possibilité de détecter immédiatement ces erreurs et permet de les corriger.
Les encaissements sont enregistrés différemment selon le moyen de paiement utilisé par le client. Durant l’enregistrement, il est important de tenir compte de la TVA lorsque l’on a le droit de la récupérer.
Suivant le même principe que la comptabilité budgétaire, la comptabilité de caisse donne à l’entreprise un meilleur aperçu de l’argent disponible en caisse. Il est tout aussi important de savoir qu’en cas d’écart, il est impératif de trouver immédiatement son origine.
La comptabilité de caisse enregistre les mouvements financiers uniquement lors des encaissements et décaissements effectifs.
Il est important de noter les définitions et différences entre comptabilité de caisse, générale et fournisseur :
Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge. Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...)
En outre, certaines obligations devront être respectées :
Concernant ce dernier point, le professionnel devra, sur son livre de caisse, utiliser deux colonnes différentes, l’une mentionnant les recettes et l’autre les dépenses.
En outre, de manière pratique, le commerçant voulant s’assurer que sa caisse soit bien tenue, devra respecter certains processus (afin d’éviter les vols notamment) :
Lorsque les opérations consignées dans la caisse sont simples (lorsque par exemple, on applique un seul taux de TVA), le commerçant peut se contenter de tenir un agenda de caisse où sont reprises les recettes journalières. Lorsqu’elles sont plus complexes (différents taux de TVA applicable…), il convient de se doter d’un outil permettant de justifier le détail des recettes :
Dans ces situations, l’agenda de caisse ne doit mentionner que la récapitulation des recettes de manière journalière.
Les encaissements en espèce doivent être inscrits de la manière suivante en comptabilité :
Les comptes 5112 « chèques à encaisser » et 511 « cartes bleues à encaisser » doivent être débités en cas de paiement par chèque ou carte bleue.
Si des espèces sont remises en banque, il faut créditer le compte 53 et débiter le compte 58 « virements internes » puis créditer le compte 58 et débiter le compte 512 « banque ».
Lorsque les paiements par carte bancaire ou par chèque sont crédités sur le compte bancaire professionnel, on va créditer les comptes 5112 et 511 et débiter le compte 512.
La caisse ne peut jamais être négative. Dans le cas contraire, le commerçant risque le rejet de l'ensemble de sa comptabilité de la part du contrôleur fiscal.
En outre, celui-ci doit effectuer des contrôles périodiques (à chaque fermeture de magasin par exemple), permettant de déterminer si le solde théorique de caisse (montant figurant dans le livre de caisse) correspond au solde réel (montant figurant dans la caisse.
Concrètement, l’inventaire de caisse consiste à compter la totalité des espèces et s’assurer qu’elles correspondent bien au solde des opérations indiqué par le logiciel de caisse pour ce moyen de paiement, si elle en possède un. Si tel est le cas, et selon les logiciels, il est possible d’éditer un bordereau de remise d’espèces pour la banque.
Comme pour les espèces, le caissier procède au recensement des chèques et des effets pour lesquels il remplit manuellement ou édite un bordereau de remise. Pour les ventes et commandes ayant fait l’objet de facilités de paiement, il est recommandé de noter la date d’encaissement prévue sur un Post-it à coller sur chaque moyen de paiement concerné.
Lorsque tout est vérifié, y compris les cartes bancaires, aucun écart ne doit exister entre le solde physique des opérations et le solde théorique. Dans le cas contraire, la personne doit recompter. Bien souvent, il s’agit d’un oubli, d’une erreur de calcul. Si l’écart persiste, la personne est tenue de le justifier.
À noter : Toutes les pièces servant à justifier chaque entrée et chaque sortie doivent absolument être reportées dans le journal de caisse.
| Opération | Compte Débité | Compte Crédité | Description |
|---|---|---|---|
| Encaissement en espèces | 53 (Caisse) | 70 (Ventes), 44571 (TVA collectée) | Enregistrement des ventes en espèces |
| Paiement par chèque/carte | 5112 (Chèques à encaisser), 511 (Cartes bleues à encaisser) | Enregistrement des paiements par chèque ou carte | |
| Remise d'espèces à la banque | 58 (Virements internes) puis 512 (Banque) | 53 (Caisse) puis 58 (Virements internes) | Transfert d'espèces de la caisse à la banque |
| Encaissement des paiements par carte/chèque | 512 (Banque) | 5112 (Chèques à encaisser), 511 (Cartes bleues à encaisser) | Crédit du compte bancaire suite aux paiements |
Comme pour l’inventaire des stocks, il peut être particulièrement judicieux d’instaurer une procédure écrite pour la gestion et l’inventaire de la caisse. Elle est jointe à la Bible de l’entreprise.
Plus vous avez de caisses, plus vous multipliez les risques d’erreurs ou de vol. Plus vous multipliez les contrôles, moins il y a d’écarts.
Conservez vos fiches de caisse journalières pour optimiser la clôture du livre de caisse en fin de mois.
Un procès-verbal d’inventaire de caisse présente de façon très détaillée et chronologique le nombre d’encaisses physiques par nature pour la comptabilité générale et par destination pour la comptabilité analytique.
Tenir la caisse est une grosse responsabilité pour la personne chargée de cette mission et de son inventaire quotidien et mensuel.
Conseils supplémentaires :
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